「店長、両替金のFAX送ってくれました？」
「すみません！さっき電話しようと思ってバタバタして忘れてました…」
——週末の忙しい時間帯、店舗責任者の頭を悩ませるのは両替金の申請。
FAXは紙切れ一枚でも漏れるとトラブルになるし、電話では「言った・言わない」で揉めることも。
一方、本部の経理担当者も愚痴をこぼします。
「FAXの字が読めない…これ、1万円なのか千円なのか…」
「エクセルに転記するだけで、午前中が終わっちゃう」
そして経営者は思います。
「どうしてこんなに非効率なやり取りを続けているんだろう。
申請一つに時間と人件費をかけて、本業に集中できていない…」
現状の課題を整理する
- 店舗の負担：電話やFAXのやり取りに時間を奪われる
- 本部の負担：転記や確認作業に手間がかかる
- 経営的リスク：履歴が残らず、トラブルや不正の温床になりやすい
解決の糸口は「オンライン化」
解決するには、アナログなやり取りをデジタルに置き換えることが必要です。
Googleフォームを活用すれば次のように変わります：
- 店舗はスマホやPCで申請入力
- 本部は自動でスプレッドシートに一覧化
- 履歴が残るため内部統制も強化
- 自動メール通知で抜け漏れ防止
「誰でも無料で即日始められるDX施策」 というのが最大のメリットです。
Googleフォーム導入ステップ
- step1フォームを作成
- 店舗名（プルダウン）
- 申請者名
- 両替希望日
- 金種と枚数（例：1万円札◯枚、千円札◯枚）
- 備考欄
- step2スプレッドシートに連携
→ 申請が自動で一覧化され、二度入力が不要に。
- step3通知設定
→ 新規申請があれば本部にメール。Apps Scriptを使えば店舗への受付通知も可能。
効果とメリット
- 店舗責任者：「忙しいときでもスマホで申請できて便利」
- 本部職員：「転記作業がなくなり、処理がスムーズに」
- 経営者：「申請履歴が見える化され、不正や漏れが減った」
結果として、コスト削減・業務効率化・内部統制強化が同時に実現します。
まとめ
両替金申請をFAXや電話で続けるのは、時代遅れで非効率。
Googleフォームを導入すれば、すぐに無料で始められる経理DXです。
小さな業務改善の積み重ねが、企業全体の成長につながります。
ぜひ、今日から始めてみてください。
