「コピー用紙どこ？」「誰が使った？」——
そんなやり取りが社内で繰り返されていませんか？
中小企業では、コピー用紙や文具、PC周辺機器などの備品管理に意外と手間がかかります。
こんな悩みありませんか
- 誰がいつどの備品を使ったか把握できない
- 申請が紙ベースで回っている
- 総務や経理が手作業で集計している
- 在庫切れや重複購入が発生する
そこでおすすめなのが、Googleフォーム＋スプレッドシートによる備品管理の自動化です。
Googleフォームで備品管理を効率化するメリット
Googleフォームとスプレッドシートを組み合わせると、次のようなメリットがあります。
メリット
- 社員はスマホやPCからすぐ申請できる
- 申請データは自動でスプレッドシートに集約
- 在庫状況や使用履歴をリアルタイムで確認可能
- 手作業での集計・転記作業が不要
- 特別なシステムや費用が不要（無料で導入可能）
👉 中小企業にとって「手間なく、コストをかけずに始められるDX」の第一歩になります。
Googleフォームで備品申請フローを作る手順
- step1Googleフォームを作成する
- 申請日（日付）
- 氏名（記述式）
- 備品名（ドロップダウン）
- 数量（数値）
- 使用目的（記述式）
必須項目を設定して、漏れのない申請を確保しましょう。
- step2
- step3自動計算・在庫チェックを設定
スプレッドシートの数式を使えば、以下が可能です。
- 備品の残数を自動計算
- 使用頻度を集計
- 在庫切れや重複申請をチェックしてアラート表示
- step4共有ルールを決める
運用をスムーズにするにはルール化も大切です。
例：- 「毎週金曜までに申請」
- 「総務が週1で在庫を確認」
導入後の効果と成功事例
導入後の声を想定すると、次のような効果が得られます。
- 社員の声：「スマホからすぐ申請できて便利！」
- 総務・経理の声：「集計作業が不要になり、確認だけで済む」
- 経営者の声：「備品コストが見える化され、無駄な購入を削減できた」
小さな改善ですが、社員・管理部門・経営層すべてにメリットがあります。
まとめ｜まずはGoogleフォームで始めよう
備品管理のデジタル化は、会社全体の業務効率をぐっと上げる“即効性のある改善”です。
- 難しいシステム導入は不要
- 無料で始められる
- DXの最初の一歩に最適
👉 まずはGoogleフォームを作成し、備品申請フローを自動化してみましょう。
小さな改善の積み重ねが、会社の働きやすさとコスト削減の両方につながります。
