こんにちは。
今回は「自家用車の走行距離申請」を、もっとシンプルに効率化する方法をご紹介します。
難しい話ではなく、Googleフォームとスプレッドシートを使った“ちょっとした工夫”です。
誰でもすぐ始められる内容なので、安心して読み進めてみてください。
まだ紙？走行距離申請でよくある非効率な悩み
営業や外出で自家用車を使うと、走行距離の申請が必要になりますよね。
ところが多くの会社では…
- 紙の申請書を手書きして提出
- 経理担当が1件ずつExcelに入力
- 距離や金額の計算があいまい
- 過去の記録を探すのに時間がかかる
こんな状況がまだまだ残っています。実際に現場で働く人からは「正直、面倒だし時間がもったいない」という声をよく耳にします。
Googleフォームで申請をデジタル化するという選択肢
そこでおすすめなのが Googleフォーム＋スプレッドシート の組み合わせです。
- 社員はスマホからすぐ入力できる
- データは自動でスプレッドシートに集まる
- 計算も自動化できる
- 上司や経理はリアルタイムで確認可能
つまり「申請・集計・確認」をすべて一元化できます。特別なシステムを導入する必要もなく、無料で始められるのが大きなポイントです。
実際にどう作る？走行距離申請フォームの作成手順
- Googleフォームを作成
- 質問項目例：申請日／氏名／出発地・到着地／走行距離
- 必須項目を設定して、漏れのない入力にします。
- スプレッドシートに自動集計
- 回答先をスプレッドシートに設定するだけで、データが整然とたまっていきます。
- 交通費を自動計算
- 走行距離 × 単価（例：20円/km）で自動計算。
- 経理担当が電卓を叩く必要はありません。
- 共有ルールを決める
- 「金曜までに入力」など運用ルールを決めておくとさらにスムーズです。
フォーム導入で得られる3つの効果
- 社員の声：「紙より早い！移動中にスマホで申請できる」
- 経理担当の声：「集計も計算も自動。確認作業だけで済む」
- 経営者の声：「コスト管理が数字で見える化。経営判断にも役立つ」
小さな業務の効率化ですが、全員が「助かる！」と思えるのがポイントです。
DXの第一歩は“身近な業務の改善”から
走行距離申請のデジタル化は、会社全体にとって負担を減らす即効性のある改善です。
「うちの会社はまだ紙やExcelでやってるな…」と思ったら、まずは試しにGoogleフォームを作ってみてください。
難しいDXは後回しでも大丈夫。まずは身近な業務をラクにすることからが第一歩です。
その積み重ねが、確実に会社の未来を変えていきますよ。
