【中小企業向け】Googleスプレッドシートで残り有給日数を自動計算＆通知する方法

スプレッドシートの 拡張機能 → Apps Script を開き、以下のコードを貼り付けます。

コピペ用コード

function updateLeaveBalance() {
  // ① 申請が入るシート名
  const requestSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("フォームの回答1");

  // ② 有給管理シート名
  const balanceSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("有給管理");

  // ③ 最新の申請データを取得
  const lastRow = requestSheet.getLastRow();
  const rowData = requestSheet.getRange(lastRow, 1, 1, requestSheet.getLastColumn()).getValues()[0];

  const name = rowData[1]; // 氏名（列番号を調整）
  const startDate = new Date(rowData[2]); // 開始日
  const endDate = new Date(rowData[3]);   // 終了日

  // ④ 日数を計算（開始日と終了日の日数差 +1）
  const days = Math.floor((endDate - startDate) / (1000 * 60 * 60 * 24)) + 1;

  // ⑤ 管理シートを検索して更新
  const lastBalanceRow = balanceSheet.getLastRow();
  const balanceData = balanceSheet.getRange(2, 1, lastBalanceRow - 1, 4).getValues();

  for (let i = 0; i < balanceData.length; i++) {
    if (balanceData[i][0] === name) {
      // 取得日数を加算
      balanceData[i][2] += days;
      // 残日数を再計算
      balanceData[i][3] = balanceData[i][1] - balanceData[i][2];
      balanceSheet.getRange(i + 2, 3).setValue(balanceData[i][2]);
      balanceSheet.getRange(i + 2, 4).setValue(balanceData[i][3]);

      // ⑥ LINEやメールで通知（例：Gmail）
      MailApp.sendEmail({
        to: "社員のメールアドレス",
        subject: "有給残日数のお知らせ",
        body: name + "さんの残り有給は " + balanceData[i][3] + " 日です。"
      });
      break;
    }
  }
}