課題：紙での有給申請は手間とミスの温床
中小企業では、いまだに「紙の有給申請書」を使っているケースが多くあります。
しかし、この方法にはいくつもの課題があります。
- 申請書を手書きするため、記入漏れや誤字が発生しやすい
- 承認・回収の手間が大きく、管理者の負担が増える
- 店舗ごとに管理方法が異なり、集計が煩雑になる
- 有給残日数を把握するのに時間がかかる
「もっと効率的に有給申請を管理したい」と感じている経営者や管理者の方におすすめなのが、Googleフォームとスプレッドシートを使ったDX化です。
解決方法：Googleフォーム＋スプレッドシートで一元管理
Googleフォームを有給申請の窓口にすることで、次のようなメリットが得られます。
- スマホやPCから簡単に申請できる
- 自動でスプレッドシートに集計され、検索やフィルターが可能
- 質問内容をスプレッドシートで一括管理できるため、変更が容易
- 店舗管理者や本部での役割分担が可能
さらに、スプレッドシートとカレンダーを連携すれば、有給のスケジュールを可視化できます。
また、残日数の自動計算などの便利機能も追加可能です（※これは別記事で解説します）。
手順：Googleフォームで有給申請フローを作る
1. Googleフォームを作成する
- Googleフォームを開き、「有給申請フォーム」を作成します。
- 必須項目として以下を設定します。
- 申請者名
- 所属店舗
- 希望休暇日
- 理由（任意）
2. スプレッドシートと連携する
- フォームの回答先を「Googleスプレッドシート」に設定します。
- これで申請内容がリアルタイムに一覧化されます。
3. 質問内容をスプレッドシートで管理する
- 「申請者名」や「所属店舗」などの選択肢を、スプレッドシートで一括管理できるように設定します。
- 例えば以下のように役割分担が可能です。
- 本部：スタッフの異動・退職を反映（全店舗に反映）
- 店舗管理者：店舗独自の休日設定や選択肢を変更
こうすることで、フォームの質問内容をわざわざ編集する必要がなくなり、常に最新情報で運用できます。
4. テンプレートを活用する
初心者の方でもすぐに導入できるように、Googleフォームとスプレッドシートのテンプレートを用意しました。
（※ここにリンクを挿入すると便利です）
効果：管理の負担を大幅削減
Googleフォームを使った有給申請の仕組みを導入することで、以下の効果が期待できます。
- 紙の申請書を廃止でき、管理の効率が向上
- 本部・店舗での役割分担が明確化され、更新作業が簡単に
- 集計や確認作業が自動化され、管理者の時間を削減
- 申請者もスマホから気軽に申請でき、利便性アップ
さらに、カレンダー連携や残日数の自動通知機能を追加すれば、**「見える化」と「案内の自動化」**が進み、より便利になります。
（※この拡張機能については別記事で解説予定です。記事内リンクで誘導すると効果的です）
まとめ
紙の有給申請から脱却したい中小企業には、Googleフォームを使ったDX化が最適です。
スプレッドシートとの連携で、**「常に最新の情報で簡単に申請・管理できる仕組み」**を実現できます。
まずは基本の仕組みを導入し、次のステップとしてカレンダー連携や残日数通知にチャレンジしてみてください。
