皆さんは仕事中にこんな場面はございませんか
「紙で集計」した事を「メールで報告」して「Excelに転記」する
この記事では、無料で使えるGoogleフォームとスプレッドシートを使って、誰でも簡単に情報集計を自動化する方法を解説します。
これで今日から
「Googleフォームで集計」すると「メールで報告」と「スプレッドシートに転記」が自動化される仕事にしませんか
紙やExcelでの集計は時間も手間もかかる
中小企業や薬局では、日々さまざまな情報を紙や口頭でやり取りしているため、集計や情報共有に時間がかかるという悩みがあります。
- 売上や在庫を紙で集計してからExcelに入力
- スタッフからの報告をLINEで受け取り、あとで転記
- その結果、二度手間や入力ミスが頻発
さらに、デジタル化に興味はあっても、専用システムは高額で導入できないという声も多く聞かれます。
Googleフォーム×スプレッドシートで自動化
無料で使えるGoogleのサービスを活用することで、情報の入力から集計までを完全自動化できます。
特に効果的なのが、Googleフォームで入力フォームを作成し、その回答をGoogleスプレッドシートに自動で記録する方法です。
- スタッフや取引先がフォームから入力
- データがリアルタイムでスプレッドシートに反映
- 集計・分析が即時に可能
Googleアカウントさえあれば、コストゼロで始められます。
Googleフォームとスプレッドシートを連携する方法
- step1Googleドライブを開き、「新規」→「Googleフォーム」を選択
※直接「Googleフォーム」（青い四角）を選択しても同じです
- step2タイトルと説明を入力
- step3質問項目（例：日付、名前、業務内容、数量など）を追加
質問形式も変更することができます
- step4フォーム編集画面の上部メニューから「回答」をクリック
- step5緑色のスプレッドシートアイコンをクリック
- step6「新しいスプレッドシートを作成」を選択
- step7回答が自動で記録されるようになる
- step8公開設定をする
公開する範囲や権限を設したい場合は”管理”から編集できます
- step9リンクから回答リンクを開く
今までの画面は編集画面なので、回答リンクを開きます
- step10自分でフォームに入力し送信
今回は試しに有給申請フォームとして仮作成してみました
- step11スプレッドシートで反映を確認
- step12閲覧専用リンクを、スタッフや関係者に共有
step9でコピーしたリンクをメールや共有設定で共有します
- step13リアルタイムで状況確認が可能に
Googleフォーム導入で得られる5つのメリット
-
転記作業が不要
送信された回答は自動的にスプレッドシートに蓄積。二重入力や手入力によるミスが激減します。
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入力直後に集計・分析が可能
リアルタイム集計で、データを参照しながら即座に経営判断や業務改善のアクションが取れます。
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紙やExcel管理が不要
データは自動で整理・検索可能。ファイルの山やバージョン管理の手間をゼロにします。
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無料で導入可能
Googleアカウントさえあれば誰でもすぐに開始できます。初期コストが抑えられるのは大きな利点です。
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将来的な自動化にも対応
GASと連携すれば、通知送信や資料作成、定期集計などを自動化。人的作業をさらに減らせます。
まとめ
Googleフォームとスプレッドシートの連携は、**「今日からできる業務効率化の第一歩」**です。
初期費用ゼロ・維持費ゼロで、現場の手間とミスを減らせます。
次のステップとして、自動通知・集計レポート作成・データ加工などをGASで組み合わせれば、もっと便利になります。
まずはこの基本連携からスタートして、デジタル化の効果を体感してください。
