「またFAXで廃棄医薬品の申請ですか？…紙が詰まって送れないんですけど」
「届いたけど、この字は“100錠”なのか“10錠”なのか読めませんね」
薬局の現場では、廃棄医薬品の申請をめぐってこんなやり取りがよくあります。
紙の申請書は書き直しが多く、FAXは不鮮明。
本部では転記や確認に手間取り、経営者にとっては「管理が曖昧になりやすい」というリスクが頭をよぎります。
「この作業、本当に紙で続ける必要があるのだろうか？」
現状の課題
1. 薬局側の課題
- 忙しい業務の合間に紙の申請書を書き、FAX送信する手間
- 記載漏れや書式不備で差し戻しになるリスク
2. 本部側の課題
- 申請内容を転記する二度手間
- 申請がバラバラに届き、進捗管理が困難
- 承認履歴が残らず、監査対応で苦労する
3. 経営者・管理者の課題
- 薬局ごとの廃棄状況が見えにくい
- 内部統制の観点で不正や杜撰な管理のリスク
解決策：Googleフォームによるペーパーレス申請
Googleフォームを導入すると、次のように改善されます：
- 薬局はPCやスマホから簡単に申請入力
- 本部はスプレッドシートに自動一覧化
- 履歴が残るため監査対応も容易
- 必須項目設定で記載漏れを防止
誰でも無料で、即日導入できるDX施策です。
Googleフォーム作成ステップ
ステップ1：項目を設計
- 薬局名
- 担当者名
- 廃棄理由（期限切れ・破損・リコール など）
- 医薬品名・規格
- 数量
- 廃棄予定日
- 備考
ステップ2：フォーム作成
Googleフォームで入力欄を設定。プルダウン形式やチェックボックスを活用して入力ミスを防止。
ステップ3：スプレッドシートに自動連携
申請が一覧化され、集計も容易に。
ステップ4：通知設定
新規申請が届いたら本部に自動通知。Apps Scriptで薬局への受付通知も可能。
活用例
- 月次集計：ピボットで廃棄医薬品の金額や件数を自動集計
- 監査対応：履歴が残るため指摘に即対応
- 効率化：転記作業がなくなり、確認業務に集中可能
導入効果
- 薬局側：「FAXが不要で、スマホからすぐ申請できる」
- 本部側：「転記作業がなくなり、処理がスムーズ」
- 経営者：「全体の廃棄状況を把握でき、不正や無駄が減った」
まとめ
廃棄医薬品申請を紙やFAXで続けるのは、効率もリスク管理も時代遅れ。
Googleフォームなら、ペーパーレス化・効率化・透明性強化を同時に実現できます。
薬局の業務改善は、小さな一歩から始まります。
まずは廃棄医薬品申請をペーパーレス化してみませんか？
