【中小企業向け】自家用車の使用申請からガソリン代の支給まで自動化する方法

これまでの自家用車使用のガソリン代申請では、

紙で記録して月末にまとめて提出
経理担当が集計・計算
社員への支給通知も手作業

といった手間が発生していました。

結果として、集計ミス・通知遅れ・経理作業の集中 が起こりやすく、非効率でした。

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解決方法

Googleフォームで申請を受け付けた後、

回答をスプレッドシートに自動集計
GASで「走行距離 × 単価」を計算
月末に社員ごとの合計を自動計算
メールやLINEで支給額を通知

という流れにすることで、紙の集計作業をゼロにできます。

※フォームの作成方法は別記事で解説しています。
Googleフォームで自家用車使用申請をデジタル化する方法

手順

ラベル
スプレッドシートの整備
- シート名：「車両使用記録」
- 列構成例
氏名利用日出発到着走行距離(km) 単価金額
- 「単価」は例：20円/km
- 「金額」は GAS で自動計算

ラベル

GASコードを貼り付ける

function calculateGasAllowance() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName("車両使用記録"); // ①シート名を確認

  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const unitPrice = 20; // ②単価（円/km）を変更可能

  for (let i = 2; i <= lastRow; i++) {
    const distance = sheet.getRange(i, 5).getValue(); // ⑤走行距離列
    const amount = distance * unitPrice;
    sheet.getRange(i, 7).setValue(amount); // ⑦金額列に反映
  }

  // 社員ごとの合計を計算
  const data = sheet.getRange(2,1,lastRow-1,7).getValues();
  const totals = {};
  data.forEach(row => {
    const name = row[0];
    const amt = row[6];
    if(!totals[name]) totals[name] = 0;
    totals[name] += amt;
  });

  // メール通知（例）
  for(const name in totals){
    const message = `${name}さんの今月のガソリン代支給額は ${totals[name]} 円です。`;
    MailApp.sendEmail("your-mail@example.com", "ガソリン代支給額のお知らせ", message);
  }
}