機器台帳管理の「あるある問題」
「このファイル、最新版はどこ？」
「誰が管理しているのか分からない…」
こんな経験はありませんか？
中小企業では、まだまだ 紙やExcelで機器台帳を管理しているケース が多く見られます。しかしこの方法だと、
- 修正のたびに探して書き換える手間がかかる
- 共有が難しく、最新情報がすぐに出てこない
- 記入漏れや紛失のリスクがつきまとう
つまり、「必要なときに正しい情報が出てこない」というストレスが常につきまとうのです。
Googleフォームで解決！効率的な機器台帳管理
そこでおすすめなのが Googleフォームで機器台帳を作る方法 です。
導入すると、
- 入力内容が自動でスプレッドシートに集計される
- 常に最新データをリアルタイムで共有できる
- 入力者や入力日時が自動で記録される
- ペーパーレスで管理がスッキリ
というメリットがあります。
つまり 「誰でも・どこでも・すぐに」 機器情報を把握できるようになるのです。
Googleフォームで機器台帳を作る手順
「やってみたいけど、難しそう…」と思う方もいるかもしれません。
でも大丈夫。3ステップで簡単に始められます。
1. Googleフォームを作成する
- Googleドライブで「新規」→「フォーム」を選択
- 以下の項目を質問として追加
- 機器名
- メーカー
- 型番
- 購入日
- 設置場所
- 管理者名
- 定期点検日
- 備考
💡 ポイント：入力者が迷わないよう、項目は必要最低限にシンプルにする
2. 回答をスプレッドシートに連携する
- フォームの「回答」タブから「スプレッドシートにリンク」を選択
- 入力内容がリアルタイムで自動保存される
💡 ポイント：紙に転記する手間がなくなり、入力ミスも減らせる
3. 運用ルールを整える
- 機器導入時は必ずフォームに入力
- 修理・移動・廃棄があればその都度更新
- スプレッドシートは「閲覧のみ」で共有、入力はフォーム経由に限定
💡 ポイント：「誰が入力するか」を最初に決めておくと、混乱を防げます
プラスαの便利機能
- 定期点検日をGoogleカレンダーに連携して通知
- GAS（Google Apps Script）で入力者や日時を自動記録
- QRコードを発行して機器に貼れば、スマホから即入力
まとめ：まずは一歩を踏み出そう
紙やExcelの機器台帳管理は、どうしても属人化しやすく、情報の抜け漏れがつきものです。
Googleフォームなら、
「誰でも入力できるシンプルな仕組み」＋「自動で整理されるスプレッドシート」
で、効率と安心感が大幅にアップします。
「機器台帳の管理に時間を取られすぎている…」と感じている方は、まずは一つフォームを作ってみましょう。
最初の一歩を踏み出すだけで、“管理のストレス”から解放されます。
